Tijdens de pandemie hebben we als professionals natuurlijk niet stilgezeten en hebben we ons verdiept in het creëren van “legacy”. Een concept waar VisitFlanders op inzet voor de internationale congressen en waar we via 2Mpact en BSAE ook aan meewerkten. Tijdens het organiseren werden we geconfronteerd met de directe gevolgen van de pandemie en andere acties van de Vlaamse regering, maar uiteindelijk viel alles in zijn plooi en kunnen we terugkijken op geslaagde cursussen en een succesvol congres.

De uitdagingen die op ons pad kwamen:

• Overboekte congrescentra en hotels. Dit is het rechtstreekse gevolg van 2 jaar uitgestelde congressen waarvoor zij nu slots moeten vrijhouden omdat hiervoor reeds contracten werden aangegaan.
• Creatief denkwerk leidde uiteindelijk tot een samenwerking met zowel HoGent als Odisee Hogeschool Campus Gent waarbij we onze cursussen en congres niet alleen konden inbedden in hun infrastructuur, maar ook voor hun opleidingsafdelingen labotechnieken een “legacy” konden creëren door het uitvoeren van een labo audit en het laten deelnemen van docenten en vooral laatstejaarsstudenten aan cursussen en congres. We kregen van hen veel positieve feedback. Een win-win dus!
• Een congres dat plaatsvindt op verschillende locaties zorgt voor nood aan transport. Vervoer is en blijft een pijnpunt, 250 personen makkelijk door het Gentse verkeer laten navigeren op verschillende tijdstippen is niet evident.
  Tijdens de pandemie zijn veel buschauffeurs overgeschakeld naar een andere job waardoor dit nu een knelpuntberoep is geworden. Daarenboven zette minister Lydia Peeters recent maximaal in op leerlingenvervoer, wat een nobele zaak is, maar eigenlijk de markt volledig verstoort. Autocarbedrijven zetten de bestuurders die ze hebben liever in op dit leerlingenvervoer binnen de reguliere werkuren waardoor de rest van de markt op zijn honger blijft zitten. Het gevoel dat er bij sommige maatregelen niet altijd naar alle facetten wordt gekeken maar gewoon wat hoopjes worden verlegd valt hier wel op.
• Uiteindelijk hebben we de deelnemers voornamelijk kunnen verplaatsen via tram met 10-ritten kaarten. Je kan je die zwerm wel voorstellen neem ik aan, maar andere oplossingen kon De Lijn ons jammer genoeg niet bieden. Voor het vervoer na het congresdiner kozen we noodgedwongen voor een boot. Uiteindelijk bleek dit een schot in de roos,  de deelnemers konden volop netwerken en genieten van Ghent by night vanop het water.

Na deze week mag het duidelijk zijn dat mensen hoewel online meetings een lage drempel hebben om deel te nemen- elkaar toch nog eens uitgebreid willen vastpakken. Terug gaan naar de situatie van voor de pandemie is echter geen optie. Het zal aan ons als verenigingsmanagers zijn om een goed evenwicht te vinden tussen het organiseren van online en offline evenementen en deze zo te organiseren dat we voor alle leden een mooi pakket aan diensten kunnen aanbieden. Want het standaard lid bestaat niet. Niet iedereen beschikt over een groot opleidingsbudget en laat het nu vooral zij zijn die dat niet hebben, die we het meest moeten bereiken.

Lees ook: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6934112055436222464/